Sotheby's Versandkoordinator

Über Sotheby's

Sotheby’s ist ein Auktionshaus, das 1744 in London gegründet wurde. Seine Fachleute betreuen bildende Kunst sowie vielfältige Sammelgebiete, darunter Schmuck, Uhren, Handtaschen, Wein, Design und klassische Automobile. Das Haus bringt Sammler über Präsenz- und Online-Auktionen, Privatverkäufe und Käufe zu Festpreisen zusammen. Die Tätigkeitsfelder reichen von wissenschaftlicher Recherche und Katalogisierung über Kundenservice, Marketing und Technologie bis hin zu Finanzen und operativem Geschäft. Sie begleiten die Vorbereitung, den Verkauf und den Transport von Objekten innerhalb des internationalen Netzwerks.

Aufgaben und Verantwortung

• Versand und damit verbundene Logistik für sämtliche Objekte organisieren.
• Eng mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Vor- und Nachverkauf zusammenarbeiten, um ein integriertes, einheitliches und herausragendes Kundenerlebnis zu gewährleisten.
• Anfragen für Kostenvoranschläge zeitnah und entsprechend den festgelegten Service Levels bearbeiten und nachverfolgen.
• Käufern nach den Auktionen von Sotheby’s als direkte Ansprechperson dienen und Anfragen, Anliegen und Nachfassaktionen zu Nachverkaufsversand per Telefon und E-Mail bearbeiten.
• Den gesamten Versandprozess nach dem Verkauf für erworbene Lose abwickeln – von der ersten Kundenanfrage und dem Angebot über Abholung, Export, Kommunikation und Sendungsverfolgung bis zur endgültigen Zustellung.
• Anfragen und Probleme im Zusammenhang mit Versand und Logistik bearbeiten und lösen.
• Kostenvoranschläge bei Spediteuren und weiteren einschlägigen Dienstleistern einholen und die geeignetste Option für interne und externe Kunden auswählen.
• Die Anforderungen geplanter Sendungen, einschliesslich Transportart und Verpackung, beurteilen und überprüfen sowie die Angaben im System erfassen oder validieren.
• Bei Bedarf CITES-Genehmigungen und andere erforderliche Genehmigungen beantragen.
• Bei angenommenen Kundenangeboten, für die Sotheby’s den Versand organisiert, sowie bei genehmigten Transfers Dienstleister kontaktieren und Anweisungen zu Verpackung, Inlandstransport, Versand und Sicherheit erteilen.
• Für international gehandelte Objekte geeignete Zolltarifklassifizierungen bestimmen und anwenden.
• Den Fortschritt von Sendungen überwachen, mit Dienstleistern Probleme zeitnah beheben und die Beteiligten über den Sendungsstatus informieren.
• Mit dem Manager zusammenarbeiten und Rückmeldungen zur Leistung der Spediteure sowie zur Einhaltung der Service-Level-Anforderungen und KPIs geben.
• Sendungen unter Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften abwickeln.
• Möglichkeiten zur Zusammenlegung von Objekten ermitteln und konsolidierte Sendungen organisieren, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.
• Alle erforderlichen Versanddokumente gemäss den Abteilungsverfahren verwalten und einscannen.
• Zolldokumente vorbereiten und an die zuständigen Aufsichtsbehörden oder Spediteure übermitteln; dabei die Richtigkeit der Angaben und die fristgerechte Einreichung sicherstellen.
• Bürointerne Transfers an internationale Niederlassungen koordinieren und durchführen sowie Vorabinformationen an die Versandkoordinatoren vor Ort senden, um die effiziente Zustellung der Objekte sicherzustellen.

Qualifikationen

• Bachelorabschluss und 2–3 Jahre Erfahrung im internationalen Versand.
• Fliessende Englisch- und Französischkenntnisse sind zwingend erforderlich.
• Fundierte Kenntnisse im internationalen Versand und in der Logistik, einschliesslich Import- und Exportverfahren, Zollvorschriften, Transportarten und aktueller Verpackungsmethoden.
• Handlungsorientierung sowie die Fähigkeit und das Geschick, in einem dynamischen, kundenorientierten und termingebundenen Umfeld erfolgreich zu arbeiten.
• Proaktive Kommunikation und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sicherheit im Gespräch mit Kunden und kundenorientierten Teams.
• Ausgeprägte Kundenservicefähigkeiten und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben.
• Fähigkeit, schnell zu lernen und Wissen anzuwenden.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie die nachgewiesene Fähigkeit, mit allen Organisationsebenen zu kommunizieren.
• Fähigkeit, selbstständig und als Teammitglied an der Erledigung der jeweiligen Aufgaben zu arbeiten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, um Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben zu bearbeiten und Fristen einzuhalten.
• Erfahrung mit bildender Kunst, Luxusgütern oder dem Versand hochwertiger Güter ist von Vorteil; zusätzliche Sprachkenntnisse sind ebenfalls ein Plus.
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.
• Flexibilität für Überstunden und Wochenendarbeit bei Bedarf ist erforderlich.

Kompetenzen

Erfahrung

2–3 Jahre Erfahrung im internationalen Versand; Erfahrung mit bildender Kunst, Luxusgütern oder dem Versand hochwertiger Güter ist von Vorteil. Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.

Ausbildung

Bachelorabschluss.

Unternehmenskultur

Sotheby’s beschreibt seine Kultur anhand von Kundenservice, Fachwissen, Neugier, Zusammenarbeit und ethischem Handeln. In seinen Karriereinformationen betont das Haus die fachübergreifende Zusammenarbeit und ermutigt Mitarbeitende, interne Entwicklungsmöglichkeiten auszuloten.

Über Cerulean

Cerulean ist das maßgebliche Karriereportal für die weltweite Luxusbranche. Wir bringen außergewöhnliche Fachkräfte mit exklusiven Chancen bei den prestigeträchtigsten Marken der Welt zusammen. Von der Haute Couture und der feinen Uhrmacherkunst über Prestige Beauty und Hotellerie bis zum Boutique-Retail bündelt Cerulean die Stellenangebote des Luxus, damit Sie die Karriere finden, für die Sie bestimmt sind.